De week van de stedelijk bestuurcoördinator

Maandag:  

Mijn maandag begon deze periode iedere week met een werkgroep van 09:15- 11:00 uur. Het Landelijk Bestuur is een fulltime bestuur, maar je krijgt zeker de ruimte om naar verplichte werkgroepen of colleges te gaan. Tijdens mijn werkgroep staat altijd mijn werktelefoon aan zodat als er iets dringends is de voorzitters en mijn eigen bestuursgenoten mij kunnen bereiken. Na mijn werkgroep ga ik al mijn appjes en mailtjes. Omdat ik veel Stedelijke Besturen coördineer is mijn mailbox en na het weekend aardig vol en heb ik veel WhatsAppjes. Daarna bereid ik me voor op de wekelijkse ‘stand-up’, die vaak om 10:00 uur plaatsvindt maar de periode dus later voor mij. De stand-up is ervoor bedoeld om transparantie en efficiëntie te bevorderen. We bespreken dan projecten en presenteren ieder waar we ons de komende week mee bezig zullen houden.   

Na de stand-up houd ik korte telefoongesprekjes met een paar voorzitters van de Stedelijke Besturen om nog wat updates te krijgen over waar ze mee bezig zijn of om onduidelijkheden uit hun notulen uit te vragen. Deze gesprekjes zijn verspreid door mijn week en zijn afgestemd op wanneer de voorzitters kunnen en de vergaderingen met hun besturen zijn.  

Hierna ben ik snel naar station gegaan en heb ik de trein naar Tilburg gepakt voor de halfjaarlijkse evaluatie van het Stedelijk Bestuur Tilburg. Je hebt met de Stedelijk Besturen twee evaluaties per jaar waarbij je samen met hen reflecteert op het halve jaar ervoor, kijkt wat goed ging en wat er anders kan en waarbij er ook een teambuilding onderdeel is. In de trein heb ik deze voorbereid en heb ik wat andere afrondende taken kunnen doen voor de dag. Normaal was ik klaar geweest om 17:00 uur. Nu was ik van 17:00 tot 20:30 uur bij het Stedelijk Bestuur en ben ik daarna met de trein terug gegaan naar Leiden. 

 Dinsdag:  

Op dinsdag hadden wij een kantoordag. Wij zitten altijd twee van de vier dagen op kantoor. Woensdag is standaard en de andere dagen variëren, dit wordt vaak afgestemd op jouw voorkeur. Als we op kantoor moeten zijn beginnen we daar om 10:00 uur, vanwege reistijd voor bestuursleden uit verre steden. Mijn dag begint dan in de trein met het beantwoorden van WhatsAppjes en mailtjes. Op kantoor heb ik mijn updates geschreven voor de vergadering van woensdag en de laatste hand gelegd aan de voorbereiding voor de beleidsmiddag. Daarna hebben we zoals altijd samen geluncht met het bestuur en de NIP’ers.   

Na de lunch begon onze beleidsmiddag. We hebben meerdere keren in het bestuursjaar beleidsdagen én beleidsdagdelen. Hierbij komen verschillende belangrijke onderwerpen aan bod met betrekking tot de doelen en vormgeving van SPS-NIP. Iedereen bereid uitgebreid zijn mening voor op de verschillende vragen en onderwerpen en die worden besproken tijdens deze momenten. Dit keer hebben wij het onder andere gehad over onze samenwerking met EFPSA. Wat erg relevant was aangezien wij een week later naar het EFPSA congres zijn geweest. De beleidsmiddag duurt altijd de hele middag (van 13:00 tot 17:00 uur). Om 17:00 uur heb ik nog stel wat WhatsAppjes beantwoord en ben daarna naar huis gesprint om te gaan hockeyen. 

Woensdag: 

Woensdag is dus onze vaste kantoordag. Deze woensdag was een lange dag voor mij omdat er veel verschillende afspraken waren, maar het was wel heel leuk allemaal. Wederom heb ik vanuit de trein mijn eerste mailtjes en appjes beantwoord. Woensdag om 10:00 uur hebben wij onze wekelijkse vergadering, iedereen zat dus ready rond om de tafel om 10:00 op het kantoor. De vergadering duurt altijd van 10:00 tot 12:00 waarna wij weer samen gaan lunchen. Na de lunch hadden wij als Landelijk Bestuur een meeting met het promotieteam van het NIP over de nieuwe huisstijl en specifiek dus onze nieuwe SPS-NIP huisstijl. Vervolgens zat ik bij de sollicitatie van Marieke, de netwerkcoördinator, met een potentiële SiS’er om te ondersteunen waar nodig en om voor haar te notuleren. Beide meetings waren erg leuk. Daarna hadden we een meeting met het Landelijk Bestuur zelf over wat er uit de halfjaarlijkse evaluaties en het Forum (soort adviesraad voor de actieve leden) was gekomen. Dit was een zeer nuttige meeting en heeft ons weer veel nieuwe inzichten en actiepunten gegeven. Hierna had ik nog snel een belletje met een van de voorzitters.  

Normaal zou hiermee mijn dag afgesloten zijn, maar er stond een Adviesraad gepland! Hierbij geven oud leden advies over plannen en vraagstukken die wij ze als huidig Landelijk Bestuur voorleggen. Aangezien zij spreken vanuit veel ervaring is dat erg waardevol voor ons. Wij hebben dus eerst samen gegeten, daarna alles klaargezet voor de adviesraad en hebben toen deze meeting gehad. Onze dag eindigde dus om 21:00 uur, waarna ik weer snel naar Leiden ben gegaan om nog drankjes te gaan doen met vriendinnen. 

Donderdag:  

Donderdag was deze week ook een kantoor dag omdat wij een fysiek interesse moment hadden voor een potentiële opvolger. Mijn dag begon echter om 09:30 uur op de universiteit Leiden voor een gesprekje met de studieadviseur. Deze gesprekjes vinden plaats met de voorzitter van het Landelijk Bestuur, mij (de Stedelijk Bestuurcoördinator) en de voorzitter van het Stedelijk Bestuur. Hierbij overleggen we over de samenwerking met de universiteit, verstellen wij wat SPS-NIP te bieden heeft, vragen we wat er mogelijk is en wat de universiteit van ons verwacht. Dit was een zeer nuttige afspraak.  

Daarna zijn de voorzitter en ik zo snel mogelijk naar Utrecht gegaan om nog op tijd op kantoor te zijn. Wederom heb ik in de trein de tijd genomen om naar mailtjes en appjes te kijken. Op kantoor hebben wij snel onze computers opengeklapt om bij de online SSPN meeting te zijn. Dit is maandelijkse (soms vaker) meeting met alle studieverenigingen van psychologie in Nederland. Aangezien het SSPN event er snel aan komt was er veel te bespreken. Na deze meeting hadden wij dus lunch samen met een geïnteresseerde voor het Landelijk Bestuur waarbij wij haar verteld heeft hoe het in elkaar zit en wat ze kan verwachten. Na de lunch heb ik wederom belletjes gehad met wat voorzitters. Vervolgens hadden wij sit-down. Net zoals we iedere week een stand-up hebben om de week goed te beginnen hebben we ook een sit-down om de week goed af te ronden. Hierna heb ik wat afrondende mailtjes en appjes verstuurd en wat kleine dingen afgerond zodat ik de volgende week weer goed kon beginnen. De week eindigde voor ons met een NIP-key moment. Hierbij krijgen we (net zoals alle NIP medewerkers) informatie en updates vanuit het NIP en is er een aansluitende borrel voor alle medewerkers. Een ideale week afsluiter dus! 

Vrijdag:

Vrijdag is onze vrije dag, dus die kunnen we zelf invullen. Ik werk op vrijdag in een psychologische praktijk, dus besteed daar mijn “vrije dag”. 

Toevallig was dit een drukke week uit mijn agenda, uiteraard zijn er ook rustigere weken. Het geeft echter wel een goed kijkje in de verschillende facetten van deze functie. Veel variatie en losse projecten, het is heel veelzijdig en leuk! Ik hoop dat jullie nu ook enthousiast zijn en kijk uit naar jullie aanmeldingen.  

SPS-NIP is er voor álle psychologiestudenten. Wij willen dat iedereen zich welkom voelt bij ons, ongeacht gender, etniciteit, religie, geaardheid en gezondheid.