NIP

Privacyreglement

Het NIP stelt zich ten doel psychologen te ondersteunen, de professionele norm van het vak te bewaken en een hoge wetenschappelijke standaard te bevorderen. Om onze activiteiten te kunnen uitvoeren, verwerken wij ook jouw persoonsgegevens. Hoe gaan wij met deze gegevens om en waar worden ze voor gebruikt? Wat zijn jouw rechten m.b.t. jouw gegevens? In dit privacyreglement lichten wij dit toe. We gebruiken daarbij de volgende termen:

  • Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over jou zeggen, zoals jouw naam en adres, e-mailadres, beroep, et cetera.
  • Verwerken: alles wat met persoonsgegevens kan worden gedaan, zoals het verzamelen, opslaan, gebruiken en verwijderen van jouw gegevens uit onze administratie.

Van wie verwerkt het NIP persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van leden, aspirant-leden, oud-leden, niet-leden en medewerkers, inhuurkrachten en (contactpersonen van) externe relaties.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het NIP is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

 

Welke persoonsgegevens verwerkt het NIP?

Het NIP verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens van leden, aspirant-leden, oud-leden en niet-leden:

  • Algemene persoonsgegevens: NAW, geslacht, academische titel, geboortedatum;
  • Adresgegevens: straat, huisnummer, postcode, plaats, land, telefoonnummers en e-mailadres;
  • Lidmaatschapsgegevens: NIP-nummer, type lidmaatschap, contributiegegevens, ingangsdatum, einddatum (bij oud-leden), IBAN, machtiging, betaaltermijn, lidmaatschap sectie, toestemming voor openbaarmaking verenigingsregister (Vind een psycholoog), abonnement tijdschriften / nieuwsbrieven, inloggegevens Mijn NIP, jouw digitaal aanmeldformulier, royeringen en schorsingen door de Colleges;
  • Gegevens in verband met de toekenning van dienstmerken, registraties van specialisaties, VOG en permanente educatie (het registreren van deelname aan nascholingsactiviteiten en het hiervoor toekennen van accreditatiepunten);
  • Gegevens van opleiders voor toegang tot PE-online;
  • Gegevens van leden en niet-leden met betrekking tot het BAPD NIP certificaat en het NIP visitatie certificaat;
  • Opleidingsgegevens: studie, universiteit, afstudeerrichting, datum afstuderen, diploma, verklaring hoofdopleider;
  • Gegevens over de werkgever waarbij het lid in dienst is: bedrijfsnaam, adres, functie, e-mailadres, website van de werkgever en welke CAO van toepassing is;
  • Gegevens over deelname aan of gebruik maken van verenigingsactiviteiten zoals deelname aan congressen en seminars, deelname aan webinars, beoordelen nieuwe psychologische tests (COTAN), en deelname aan ledendagen en verenigingscommissies en secties;
  • Alle documentatie en correspondentie betreffende ingediende tuchtklachten.

 

Waarom verwerkt het NIP persoonsgegevens?

Dat doen we voor verschillende doelen:

  • Het voeren van de ledenadministratie van het NIP en alles wat daarmee samenhangt (zoals afhandelen aanmeldingen nieuwe leden, verwerken mutaties en opzeggingen, incasso van contributie, facturering en incasso van de kosten van NIP-activiteiten en debiteurenbeheer);
  • Het verlenen van diensten en service aan leden en niet-leden waaronder:
    • de toekenning van dienstmerken en (her)registraties;
    • het organiseren van congressen/seminars, webinars en andere (digitale) evenementen;
    • het behandelen van ethische vraagstukken van leden;
    • het verzenden van nieuwsbrieven en (digitale) vakbladen;
    • het onder de aandacht brengen van initiatieven en onderzoeken van instituten die op hetzelfde vakterrein als het NIP werkzaam zijn;
    • het uitvoeren van visitaties;
    • het afhandelen van vragen van leden en niet-leden;
    • het beoordelen van nieuwe psychologische tests;
    • het toetsen of een door een lid ingebrachte casus zich leent voor ondersteuning door de juridische dienstverlener;
    • en andere activiteiten ter realisering van de doelstelling van het NIP.
  • De behandeling van tuchtzaken naar aanleiding van een klacht over een NIP-lid door een betrokkene.
  • Het houden van (tevredenheids)onderzoeken voor het verbeteren van onze dienstverlening aan de leden.

Grondslagen van de verwerking zijn:

  • Ter uitvoering van een overeenkomst
  • Op basis van toestemming
  • Op grond van gerechtvaardigd belang

 

Hoe gaat het NIP met mijn persoonsgegevens om?

Het NIP respecteert en beschermt jouw persoonsgegevens. We hanteren daarbij de volgende regels:

  1. We gaan vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om;
  2. We gebruiken jouw gegevens alleen voor de levering van diensten aan jou als lid en niet-lid. We verkopen jouw gegevens dus niet aan derden (zoals social media bedrijven en advertentieplatforms);
  3. We verwerken niet meer gegevens dan nodig;
  4. We bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is om (ook na beëindiging van het lidmaatschap) klachten te kunnen behandelen over de periode dat jij lid was en om een hernieuwd aanvragen van het lidmaatschap te toetsen aan onze statuten en huishoudelijk reglement;
  5. Wij gebruiken jouw gegevens niet voor geautomatiseerde persoonlijke besluitvorming.

Binnen het NIP kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben. Anderen kunnen jouw persoonsgegevens niet verwerken. Daarnaast hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Wel kan het NIP informatie over jou delen met derde partijen:

  • We delen persoonsgegevens met derden die door ons zijn ingeschakeld om diensten aan ons of aan jou te leveren zoals bijvoorbeeld ICT-leveranciers, voor het verzenden van tijdschriften, voor het organiseren van congressen, docenten die gegevens over jou nodig kunnen hebben ter voorbereiding op hun lessen. Deze derden kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen hebben genomen en geheimhouding garanderen;
  • Jouw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst;
  • Het NIP stelt gegevens uit de ledenadministratie ter beschikking aan derden, voor activiteiten die voor het realiseren van de doelstelling van het NIP noodzakelijk zijn;
  • Wij verstrekken ook antwoord op de vraag van derden of jij op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode lid was van het NIP;
  • Het bestuur van het NIP kan een uitspraak van één van de tuchtcolleges ter beschikking stellen aan de toezichthoudende autoriteiten (zie hiervoor het Reglement voor het Toezicht);
  • Het verstrekken van enkele algemene persoonsgegevens en de door jou ingebrachte casus voor juridisch advies aan de juridische dienstverlener;
  • In het bijzonder verstrekt het NIP jouw naam, adres, woonplaats en e-mailadres en de gegevens van jouw werkgever aan de Federatie van Beroepsorganisaties in de Zorg (FBZ) zodat zij namens het NIP ledenraadplegingen kunnen uitvoeren. Indien je niet instemt met het ter verwerking ter beschikking stellen van jouw gegevens aan derden, kun je dat doorgeven aan de ledenadministratie van het NIP. In dat geval kunnen wij jou niet persoonlijk informeren over bijvoorbeeld het afsluiten van een sociaal plan bij een eventuele reorganisatie bij jouw werkgever.

 

Hoe lang bewaart het NIP mijn persoonsgegevens?

Het NIP verwerkt jouw gegevens en slaat deze op gedurende de tijd dat je lid bent, dan wel zo lang als noodzakelijk voor de aan jou als niet-lid te verlenen diensten. Wanneer jouw gegevens niet langer bewaard mogen worden, vernietigt het NIP deze. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt en de wettelijke bewaartermijnen. De bewaartermijn kan per doel verschillen.

Van oud-leden bewaren wij na opzegging van het lidmaatschap een aantal basisgegevens zoals NAW, periode lidmaatschap en het NIP-nummer. In sommige situaties kunnen wij enkele basale persoonsgegevens langer bewaren om het opnieuw aanvragen van het lidmaatschap te beoordelen.

 

Welke regels gelden voor het NIP bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is het NIP onder meer gebonden aan:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  • Uitvoeringswet AVG (UAVG)

 

Kan ik zien welke persoonsgegevens het NIP van mij verwerkt?

Ja, dat kan. Vraag gerust een overzicht bij ons op. Je mag ons ook vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben:

  • aan te passen;
  • te wissen (houd er rekening dat wij ondanks jouw verzoek moeten kunnen blijven beschikken over gegevens over jou om bijvoorbeeld een klacht ook na beëindiging van het lidmaatschap te kunnen behandelen zoals in onze statuten is vermeld of om het opnieuw aanvragen van het lidmaatschap te beoordelen);
  • over te dragen aan iemand anders.

Ook heb je het recht om persoonsgegevens (tijdelijk) niet te laten verwerken.

Stuur jouw verzoek naar info@psynip.nl dan maken wij het voor jou in orde. Vergeet niet een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen, zonder foto en BSN. Op Rijksoverheid.nl lees je hoe dat moet.

De volgende gegevens kunnen we jou niet verstrekken:

  • Persoonsgegevens die gebruikt worden voor voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
  • Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
  • Documenten waarin persoonsgegevens van anderen zijn opgenomen.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Mocht je een vraag of opmerking hebben over de verwerking van persoonsgegevens door het NIP, neem dan contact met ons op:

Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, mail ons via info@psynip.nl. Je ontvangt zo spoedig mogelijk een reactie op jouw klacht maar uiterlijk binnen een maand.

Ben je niet tevreden met het antwoord, dan kun je:

  1. een procedure starten bij de rechtbank.
  2. Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

 

Kan het NIP dit document wijzigen?

Dit privacyreglement kan wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, passen wij het statement aan. De meest actuele versie van ons privacy statement kun je steeds terugvinden op psynip.nl/privacyreglement.

Deze privacyverklaring is gewijzigd op 07-03-2022.

 

Wat geldt er voor mij als sollicitant?

Voor meer informatie hoe wij met jouw sollicitatiegegevens omgaan, zie: werken bij het NIP-bureau