De week van de secretaris
Het afgelopen jaar het ik mij mogen inzetten als secretaris van het Landelijk Bestuur van SPS-NIP en wat een ervaring is dat geweest! Voorafgaand aan dit jaar had ik nooit gedacht dat ik zoiets zou kunnen, maar toen ik de vacature voorbij zag komen, kon ik deze kans niet laten liggen. Ik besloot, met heel veel zenuwen, om het maar gewoon te proberen. Voordat ik voor deze functie was aangenomen kon ik nog niet goed bedenken hoe een werkweek eruit zou zien. Mijn voorganger vertelde mij dat een normale werkweek er altijd anders uit ziet, niet elke dag is hetzelfde. Ben je echter benieuwd hoe mijn week als secretaris eruitziet? Lees dan snel verder!
Maandag
Op maandagochtend begint mijn werkweek lekker thuis achter de laptop met een cappuccino. Net zoals elke andere dag, start ik met het beantwoorden van openstaande of nieuwe e-mails. In mijn functie als secretaris beheer ik de algemene e-mail, waar vragen van (niet-)leden en externe partijen binnenkomen, evenals mijn eigen e-mail. Natuurlijk staan beide e-mails door de dag heen altijd open en check ik ze wanneer ik even tijd heb. Om 10:30 uur hebben we onze wekelijkse ‘stand-up’, waarbij we eerst het afgelopen weekend bespreken voordat we overgaan tot serieuze taken. Het doel van de stand-up is om bij iedereen in te checken, de hoogtepunten van afgelopen weekend te bespreken en elke LB’er zijn of haar belangrijkste taken van de komende week door te nemen, zodat we op de hoogte zijn van elkaars taken. We nemen ook een kijkje bij iedereen in de agenda, zodat we weten hoe iedereens week eruit gaat zien. Na de stand-up duik ik snel in een andere vergadering samen met een van mijn mede bestuursgenoten en een extern bedrijf, waarin wij een mogelijk samenwerkingsverband tussen onze organisaties bespreken. Na de vergadering werk ik de naar voren gekomen puntjes nog even uit, voordat ik gedurende de middagpauze even met mijn hond ga lopen.
Na de verfrissende wandeling en de lunch ben ik voornamelijk bezig geweest met de nieuwsbrief, hier ben ik als secretaris de eindverantwoordelijke voor. Iedere maand werken er 3 á 4 bestuursleden aan het schrijven van de nieuwsbrief. Ik of de pr-functionaris verwerken dan alle stukjes in ons email programma, die de nieuwsbrief elke eerste dinsdag van de maand automatisch naar al onze leden stuurt. Omdat ik vanochtend om 08:00 uur ben begonnen, ben ik al om 16:00 met mijn dag klaar. Dit komt goed uit, want dan heb ik nog snel even tijd om voor het eten te gaan sporten.
Dinsdag
Dinsdagochtend moet ik alweer op tijd mijn bed uit om de trein naar Utrecht te pakken. Van de vier dagen in onze werkweek, spenderen wij er 2 gezamenlijk op ons kantoor in Utrecht. Iets voor 10:00 kom ik op kantoor aan en begint onze beleidsochtend, tijdens deze vergadering bespreken we met het hele bestuur bepaalde punten uit het beleid, zoals bijvoorbeeld naamsbekendheid en het werven van nieuwe actieve leden. Nadat deze vergadering is afgelopen, neem nog een klein kwartiertje om mijn mail door te nemen en snel wat reacties te sturen voordat ik pauze neem.
Na de lunch werk ik de notulen van de beleidsochtend nog verder uit, voordat ik naar mijn volgende meeting ga. Ik haal tussendoor ook snel nog even een cappuccino in de keuken om goed wakker te zijn tijdens mijn volgende meeting waarin wij de evaluatie van het Forum bespreken. Elke Actieve Leden Dag wordt geëvalueerd zodat we de volgende editie hiervan kunnen verbeteren, op deze manier kunnen onze opvolgers terugkijken naar hoe ons Forum is gegaan en hiervan leren. Tegen de tijd dat deze meeting klaar is, slaat het klokje alweer vijf uur en lopen we weer gezellig met zijn allen naar het station.
Woensdag
Woensdag betekent wederom een kantoor dag! Het NIP-kantoor bevindt zich in Utrecht, zo’n 10 minuutjes lopen vanaf Utrecht Centraal. Ik kom zelf uit Breda en kom onderweg naar Utrecht vaak Stijn en Willem op ’s-Hertogenbosch tegen, waarna wij gezamenlijk verder naar Utrecht reizen. Samen reizen is een stuk gezelliger dan alleen en het geeft je de kans je bestuursgenoten ook buiten werk te leren kennen. Maar als je alleen al vier dagen per week samen werkt, zie je je medebestuurders al heel snel als vrienden in plaats van als collega’s. Na zo’n halfuurtje komen we aan op Utrecht Centraal en meeten we de rest van het bestuur waarmee wij gezamenlijk naar kantoor lopen. Eenmaal op kantoor aangekomen is het tijd voor de wekelijkse vergadering. Dit betekent voor de secretaris weer tijd om te notuleren. Tijdens de vergadering bespreken we de updates vanuit alle functionarissen, Stedelijk Besturen en Commissies en bespreken we de aankomende Actieve Leden Dag samen met wat interessante mailtjes die zijn langsgekomen of lopende projecten. Om 12:00 uur is de vergadering afgelopen en is het tijd voor een gezamenlijke lunch.
Na de lunch staat het verder werken aan de nieuwsbrief op het programma. Het schrijven en checken van stukken neemt al snel wat tijd in beslag en binnen no time is het alweer vijf uur en gaan we met het bestuur langzamerhand richting station.
Donderdag
Ik begin de ochtend lekker thuis om 8:00 met mijn daily mailcheck. Gelukkig waren er maar een paar mailtjes om te beantwoorden, want om 9:00 heb ik een meeting met Sem, om over de acquisitie te praten. Hierbij zoeken we naar bedrijven of organisatie om potentiële samenwerkingen mee aan te gaan. Na een lange maar succesvolle meeting, maak ik voor de lunch nog snel een laatste paar taakjes af en is het weer tijd om een frisse neus te halen.
Na de lunch heb ik een Voorzitter Vice-voorzitter (VoViVo) momentje, dit om de voorzitter een vast momentje één keer in de twee weken te geven waarin die even over zichzelf kan praten en diens problemen kan vertellen als die er zijn. Als voorzitter ben je namelijk verantwoordelijk voor het hele Landelijk Bestuur en er is soms geen mogelijkheid om zelf je problemen te uiten, als vice-voorzitter kun jij er dan voor de voorzitter zijn als die hulp nodig. Na dit overleg staat enkel nog het afmaken van de nieuwsbrief op het programma. Hierbij check ik nog een keer alle stukken en of alles in de nieuwsbrief klopt en werkt zoals hyperlinks en afbeeldingen. Nadat dit klaar is sluit ik mijn dag weer om 16:00 af en staat het weekend al weer voor de deur!
Vrijdag:
Op vrijdag hebben we vrij!
Voor vragen kan je me altijd bereiken op secretaris@spsnip.nl.
Deze functie loopt van 1 juli 2024 tot 1 juli 2025.
SPS-NIP is er voor álle psychologiestudenten. Wij willen dat iedereen zich welkom voelt bij ons, ongeacht gender, etniciteit, religie, geaardheid en gezondheid.