NIP

Home Studenten De week van de secretaris

De week van de secretaris

Het afgelopen jaar het ik mij mogen inzetten als secretaris van het Landelijk Bestuur van SPS-NIP. Wat een ervaring is dat geweest! Vroeger had ik nooit gedacht dat ik zoiets zou kunnen, maar toen ik de vacature voorbij zag komen begon er toch iets te kriebelen bij mij. Zo’n gave kans laat je toch niet lopen, dacht ik bij mezelf! Ik besloot, met heel veel zenuwen, om het maar gewoon te proberen. Voordat ik was aangenomen kon ik nog niet goed bedenken wat ik nou allemaal zou gaan doen in een week. Mijn voorganger vertelde mij dat een normale werkweek er altijd anders uit ziet, niet elke dag is hetzelfde. Ben je benieuwd hoe mijn week als secretaris eruitziet? Lees dan vooral verder! 

Maandag 

Op maandagochtend begin ik mijn werkdag lekker thuis achter mijn laptop met een cappuccino. Ik start elke dag met het beantwoorden van openstaande of nieuwe e-mails, mijn zogeheten daily mailcheck. In mijn functie als secretaris beheer ik de algemene e-mail, waar vragen van (niet-)leden en externe partijen binnenkomen, evenals mijn eigen e-mail. Natuurlijk staan beide e-mails door de dag heen altijd open en check ik ze elke keer als ik even tijd heb. Om 10:00 uur hebben we onze wekelijkse ‘stand-up’, waarbij we eerst het afgelopen weekend bespreken voordat we overgaan tot serieuze taken. Het doel van de stand-up is om iedereen te betrekken en elke LB’er te laten delen wat zijn of haar hoogtepunten van de komende week zijn, zodat we op de hoogte zijn van elkaars taken. We nemen ook een kijkje bij iedereen in de agenda, zodat we weten hoe iedereens week eruit gaat zien. Na de stand-up duik ik snel een ander vergadering samen met een commissielid van de Landelijke Excursie Commissie en een extern bedrijf. De vergadering gaat over een potentiële excursie en dit was erg positief. Daarna werk ik de puntjes van de vergadering nog uit, voordat ik even een uurtje pauze houd. 

Na de lunch ben ik voornamelijk bezig geweest met de nieuwsbrief, hier ben ik de eindverantwoordelijke voor. Iedere maand werken er 3 á 4 bestuursleden aan het schrijven van de nieuwsbrief. Ik of de pr-functionaris verwerken dan alle stukjes in ons email programma, die de nieuwsbrief elke eerste dinsdag van de maand automatisch naar al onze leden stuurt. Omdat ik vanochtend om 08:00 uur ben begonnen, ben ik al om 16:00 met mijn dag klaar. Dit komt goed uit, want ik heb vanavond een etentje en een borrel met wat mensen van mijn studie! 

Dinsdag 

Deze ochtend moest ik erg vroeg op om 9.00 al op kantoor te zijn. Aangezien we altijd een halfuur van tevoren op Centraal Station zijn om op tijd op kantoor te kunnen zijn, moest ik vandaag om 7 uur de deur uit. Gelukkig was het wel voor een leuke reden: de LB-training! Twee keer in het jaar hebben wij een LB-training met het bestuur. Dit is een superleuke training waar je veel over jezelf leert en ook over je medebestuursleden. Dit helpt ons met het vinden van elkaars sterke punten binnen het bestuur en hoe we elkaar kunnen ondersteunen in gebieden waar we minder presteren. Dit duurt de hele ochtend en voordat ik het weet is de training alweer afgelopen. Ik neem nog een klein kwartiertje om mijn mail door te nemen en snel wat reacties te sturen voordat ik pauze neem. 

 Na de lunch heeft het hele Landelijk Bestuur een meeting met iemand van de communicatieafdeling van het NIP over de nieuwe huisstijl! We hebben het gehad over wat extra details en de achterliggende redenen voor de nieuwe huisstijl. Hierna haal ik snel nog een cappuccino in de keuken en dan is het tijd om de notulen van de vergadering en van de beleidsmiddag verder uit te werken. De notulen van de beleidsmiddag is vrij groot, dus het is in no time alweer 15.00. Op de planning staat dat we nu de evaluatie hebben van het Forum. Elke Actieve Leden Dag wordt geëvalueerd zodat we de volgende kunnen verbeteren, op deze manier kunnen onze opvolgers terugkijken naar hoe ons Forum is gegaan. Om 17.00 lopen we weer gezellig met zijn allen naar het station. 

Woensdag 

Woensdag betekent kantoor dag! Het NIP-kantoor bevindt zich in Utrecht, zo’n 10 minuutjes lopen vanaf Utrecht Centraal. Ik kom zelf uit een dorp dicht bij ‘s-Hertogenbosch, dus ik kan vanaf daar gezellig met Britt, Aniek en Marieke naar Utrecht reizen. Samen reizen is een stuk gezelliger dan alleen en tijdens de treinreis bespreken we onze privélevens. Als je vier dagen per week samen werkt, zie je je medebestuurders al heel snel als vrienden in plaats van als collega’s, wat heel fijn is. Na zo’n halfuurtje komen we aan op Utrecht Centraal en meeten we met Lianne en Mirthe om gezamenlijk naar kantoor te lopen. Eenmaal op kantoor aangekomen is het tijd voor de wekelijkse vergadering. Normaal betekent dit voor de secretaris weer tijd om te notuleren, maar vandaag is onze voorzitter vrij. Ik zit deze vergadering daarom voor en heb Britt gevraagd om te notulen. Tijdens de vergadering bespreken we alle updates vanuit functionarissen. De Stedelijke Besturen en Commissies en bespreken we de aankomende Actieve Leden Dag samen met wat interessante mailtjes die zijn langsgekomen of lopende projecten. Om 12:00 uur is de vergadering afgelopen en is het tijd voor een gezamenlijke lunch in de keuken. Vaak neemt iedereen zijn eigen lunch mee, maar je kunt altijd nog iets lekkers halen beneden.  

Na de lunch staat de maandelijkse beleidsmiddag (of beleidsochtend) op het programma. Tijdens deze middag bespreken we met het hele bestuur bepaalde punten uit het beleid, zoals bijvoorbeeld naamsbekendheid, werving van nieuwe actieve leden en herziening van het meerjarenplan duurzaamheid. Dit keer gaat de beleidsmiddag over het werkplan en de commissiecoördinator functie. Als secretaris maak ik notulen tijdens alle vergaderingen en bijeenkomsten, dus ook tijdens de beleidsmiddag. We gaan eerst gezamenlijk door het werkplan van 2023 en bekijken aan welke doelen we hebben gewerkt en aan welke nieuwe doelen we kunnen werken. Daarna bespreken we de commissiecoördinator als functie. Als de beleidsmiddag is afgelopen, is het alweer bijna vijf uur, wat betekent dat het tijd is om de dag af te sluiten! 

Donderdag 

Ik begin de ochtend lekker thuis om 9.00 met mijn daily mailtcheck. Gelukkig waren er maar een paar mailtjes om te beantwoorden, want om 9.30 heb ik een meeting met Britt, om over de acquisitie te praten. Dit jaar ben ik samen met Britt verantwoordelijk voor de acquisitie. We zoeken dan naar bedrijven of organisatie om potentiele samenwerkingen mee aan te gaan. Direct na deze meeting hebben Britt en ik een andere meeting gepland over Diversersiteit en Inclusie. Momenteel zijn we bezig met een Projectgroep over dit onderwerp en zijn we druk bezig met het NIP om deze op te zetten. Het laatse half uur gebruik ik om wat kleine taken af te maken voordat ik ga lunchen. Ik beantwoord wat vragen van mijn medebestuursleden en huur een zaal voor een vergadering van volgende week.  

Na de pauze heb ik een Voorzitter Vice-voorzitter (VoViVo) momentje, dit hebben we dit jaar opgezet om de voorzitter een vast momentje een keer in de twee weken te geven waarin die even over zichzelf kan praten en diens problemen kan vertellen als die er zijn. Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het hele Landelijk Bestuur en er is soms geen mogelijkheid om zelf je problemen te uiten, als vice-voorzitter kun jij er voor de voorzitter zijn als die hulp nodig. Tussendoor reageer ik nog even op wat nieuwe mailtjes. Hierna werk ik nog even aan de nieuwsbrief om alles af te maken en check ik of alles in de nieuwsbrief klopt en werkt zoals hyperlinks en afbeeldingen. Om 16.00 hebben we “Sit-down” het tegeovergestelde van onze Stand-up. We vertellen dan over wat we die week allemaal hebben gedaan en waar we tegenaan zijn gelopen. Ook vertellen we wat er dat weekend op de planning staat. Zo kunnen we gezamenlijk de week afsluiten voordat iedereen klaar is met werken. 

 

SPS-NIP is er voor álle psychologiestudenten. Wij willen dat iedereen zich welkom voelt bij ons, ongeacht gender, etniciteit, religie, geaardheid en gezondheid. 

Cookies op NIP
Wij en derden gebruiken cookies op onze website. We gebruiken cookies voor statistische, voorkeur en marketing doeleinden. Google Analytics cookies zijn geanonimiseerd. Je kan je voorkeuren wijzigen door op ‘Verander opties’ te klikken. Door op ‘Accepteren’ te klikken accepteer je het gebruik van alle cookies zoals beschreven in ons privacy-statement.
Necessary
Necessary cookies help make a website usable by enabling basic functions like page navigation and access to secure areas of the website. The website cannot function properly without these cookies.
Preferences
Preference cookies enable a website to remember information that changes the way the website behaves or looks, like your preferred language or the region that you are in.
Statistics
Statistic cookies help website owners to understand how visitors interact with websites by collecting and reporting information anonymously.
Marketing
Marketing cookies are used to track visitors across websites. The intention is to display ads that are relevant and engaging for the individual user and thereby more valuable for publishers and third party advertisers.