De week van financieel coördinator
Het afgelopen jaar heb ik me ingezet voor SPS-NIP als financieel coördinator van het Landelijk Bestuur. Ik heb actieve leden geholpen, was verantwoordelijk voor de financiën van SPS-NIP, heb genetwerkt, ben naar het EFPSA congres geweest maar heb bovenal heel veel nieuwe vaardigheden opgedaan, zowel op persoonlijk vlak als op professioneel vlak. Hoe ik nu ben vergeleken met toen ik werd aangenomen is een verschil wat ik niet voor ogen had. Ik ben trots op mezelf en gun deze kans iedereen!
Ben jij benieuwd hoe mijn week eruitziet? Lees die hieronder!
Maandag:
Maandagochtend begin ik meestal om half 9 met mijn werkweek. Ik begin op maandag altijd met het wegwerken van een aantal mailtjes en reageer ik op appjes van penningmeesters en commissieleden die in het weekend binnen gekomen zijn.
Elke maandag om 10.00 hebben we onze wekelijkste stand-up. Hierbij bespreken we met het gehele LB de gang van zaken voor de komende week. Zo kijken we even naar de huidige stand van alle projecten waarmee we bezig zijn, zoals Actieve Leden Binding en duurzaamheid, en bespreken we ook waar iedereen zich mee bezig gaat houden de komende week. Zo houden we elkaar in de loop van onze eigen werkzaamheden, en kunnen we elkaar ook om hulp en/of input vragen.
Na de stand-up ga ik meteen door naar college, tijdens je bestuursjaar bij SPS-NIP sta je nog steeds ingeschreven bij je studie psychologie! Ik volg statistiek en heb college tot 12.30.
Na een korte pauze ga ik door met een meeting met de Psychologie Weekend Commissie. Deze commissie heeft een aantal jaar stilgelegen door Corona, maar is nu weer in volle gang. We spreken de mogelijke activiteiten door en kijken wat er mogelijk is met het huidige budget. Ook bespreken we manieren om meer geld binnen te halen, met bijvoorbeeld acquisitie. We spreken af wat de volgende stappen zijn en sluiten de meeting. Ik moet snel door want mijn volgende meeting wacht al!
Nu is het student naar starter overleg, met de Sectie Starters en een aantal NIP-medewerkers. Hierin overleggen we welke informatie er gedeeld moet worden met studenten, en hoe we ervoor zorgen dan onze leden doorstromen naar het NIP. We hebben het over sociale media, informatiesessies en nog veel meer! Het overleg loopt iets uit, ik sluit om 17.00 af, klaar voor vandaag.
Dinsdag:
Dinsdag start ik mijn dag door te werken aan mijn updates voor de vergadering van woensdag. Ik schrijf kort wat er gebeurd is met betrekking tot mijn taken en bedenk eventuele vragen die ik heb. Zo hebben mijn bestuursgenoten tijd dit alvast te lezen voor de vergadering.
Daarna heb ik een momentje gepland om te werken aan de financiën. Hierbij werk ik alle binnengekomen declaraties weg en werk ik de boekhoudmap bij. Niet het leukste werkje maar fijn als alles weer netjes is weggewerkt. Ook werk ik onze realisatie bij, zo weten alle bestuursleden hoeveel budget er nog beschikbaar is voor welke kostenposten.
In de middag ga ik aan de slag met het boekje voor de adviesraad. Met de adviesraad hebben we een groepje alumni op kantoor aan wie we advies kunnen vragen. We bespreken dit keer 3 thema’s die kort uitgewerkt moeten worden. Ik verzamel de nodige informatie en stel de vragen op. Als ik klaar ben vraag ik aan mijn bestuursgenoten of zij het willen checken.
Ik heb nog een uurtje en besluit aan de gang te gaan met het meerjarenplan duurzaamheid. De oude is inmiddels verlopen en er moet een nieuwe versie komen. Ik vind het onderwerp heel interessant dus de tijd vliegt voorbij. Om 17.00 moet ik toch echt gaan afsluiten, op naar morgen, op kantoor!
Woensdag:
Op woensdag stap ik om half 9 de trein in, zodat ik op tijd op kantoor ben voor de wekelijkse bestuursvergadering. Deze begint om 10.00 maar we zijn meestal al iets eerder aanwezig om lekker koffie en thee te pakken en onszelf startklaar te maken. Iedereen geeft een korte functie-update. Ik vertel mijn medebestuursleden wat er de afgelopen week is gebeurd op het gebied van financiën en acquisitie. Ook bespreken we de lopende projecten. Ik organiseer samen met onze voorzitter de adviesraad en geef hier de laatste updates over. Na de vergadering sluiten we de laptops en gaan gezamenlijk lunchen.
In de middag heb ik weer wat tijd om aan de financiën te werken. Ik open twinfield en boek alle betalingen onder de juiste post. Ook controleer ik of ik alle betaalbewijzen heb en of de kasboeknummers kloppen. Op kantoor hebben we werkplekken met drie schermen, wat dit taakje een stuk makkelijker maakt!
Daarna heb ik een brainstorm met Bodine, onze secretaris, over de acquisitie. We werken het huidige overzicht bij met de reacties die we hebben ontvangen en kijken naar nieuwe bedrijven om te benaderen. We komen erachter dat het bestand van de sponsorpakketten dat we normaal meesturen nog niet in de nieuwe huisstijl staat en beginnen het alvast om te zetten. Om 17.00 is het alweer tijd om naar huis te gaan!
Donderdag:
Vandaag mogen we weer naar kantoor, vandaag zijn we er weer met heel het bestuur. In de trein begin ik alvast te werken om 9.00. Ik check en beantwoord mijn mail en WhatsApp. Ook kijk ik alvast naar de agenda van de beleidsmiddag van de aankomende week. Een keer per maand komen we met het hele LB samen om belangrijke thema’s binnen SPS-NIP te bespreken. Zo hebben we het bijvoorbeeld deze maand over het werkplan en overwerkuren.
Eenmaal op kantoor aangekomen gaan we alvast in de overlegruimte zitten waar we straks bespreking hebben. Eens in de zoveel tijd zitten we samen met de sectiecoördinator van het NIP. Hier kunnen we aangeven waar we vastlopen of moeite mee hebben en kunnen we eventueel bij een interessant project gemakkelijk een bruggetje slaan naar het NIP. Het voordeel aan dat we redelijk vaak op kantoor zijn, is dat we iedereen een beetje kennen. Hierdoor loop je gemakkelijk op iemand af maar stuur je ook makkelijk een mailtje.
Na de lunch ga ik even met Bodine zitten om te kijken hoe we verder kunnen met onze pilot projectgroep over diversiteit en inclusie. We sturen er een aantal mails uit en updates onze bestanden. Daarna mag ik weer even met iets heel anders aan de slag, ik mag gaan kijken naar blousen voor onze Actieve Leden. Omdat we een nieuwe huisstijl hebben zijn ze toe aan vervanging. Ik verzamel informatie over de maten die we nodig hebben en maak een ontwerp. Ook vraag ik een aantal offertes aan om te kijken wat we met het budget kunnen. Het is alweer snel tijd om naar huis te gaan, even iedereen een dikke knuffel geven en dan op naar het weekend!
SPS-NIP is er voor álle psychologiestudenten. Wij willen dat iedereen zich welkom voelt bij ons, ongeacht gender, etniciteit, religie, geaardheid en gezondheid.