De week van financieel coördinator

Maandag: 

Maandagochtend begin ik om 9.00 met mijn werkweek. Ik begin op maandag altijd met het wegwerken van een aantal mailtjes en reageer ik op appjes van penningmeesters en commissieleden die in het weekend binnen gekomen zijn.

Elke maandag om 10.30 hebben we onze wekelijkse stand-up. Hierbij bespreken we met het gehele Landelijk Bestuur de gang van zaken voor de komende week. We starten natuurlijk eerst met een kleine check-in, hierin bespreken we hoe het met iedereen gaat en hoe het weekend is geweest. Daarna kijken we even naar de huidige stand van alle projecten waarmee we bezig zijn, en bespreken we ook waar iedereen zich mee bezig gaat houden de komende week. Zo houden we elkaar in de loop van onze eigen werkzaamheden, en kunnen we elkaar ook om hulp en/of input vragen.

Na de stand-up is er nog tijd om wat declaratie-verzoeken van Actieve Leden en nog andere facturen te betalen. De bonnetjes hiervan verwerk ik gelijk met de juiste naam in het boekhoudmap van het Landelijk Bestuur zodat ze altijd goed terug te vinden zijn in SharePoint. Ook mail ik iedereen gelijk terug met dat de gevraagde kosten zijn betaald.
Hierna ga ik lekker lunchen. Na mijn pauze ga ik gelijk door naar mijn hoorcollege. Want tijdens je bestuursjaar bij SPS-NIP sta je nog steeds ingeschreven bij je studie psychologie! Momenteel volg ik het vak psychometrie en heb ik college tot 15.15.

Om 15.30 ben ik weer thuis en ga ik weer verder met mijn dag. Ik heb binnenkort een meeting met de kascommissie staan. De kascommissie helpt mij bij financiële vraagstukken en ze controleren of ik alles goed bijhoud. Voor deze vergadering maak ik een agenda en stuur ik de documenten op waarin ik alles bijhoud. Voordat ik weet is het alweer 17.00 en ben ik voor nu klaar.

In de avond om 19.00 heb ik nog een vergadering staan met de Psychologie Weekend Commissie. We bespreken optionele activiteiten door en kijken wat er mogelijk is met het huidige budget. Ook bespreken we manieren om meer geld binnen te halen, met bijvoorbeeld acquisitie. We spreken af wat de volgende stappen zijn en sluiten de meeting om 20.00. Omdat deze vergadering in de avond plaatsvindt, en dus buiten de normale werkuren, kan ik dit overwerk uur inzetten op een ander moment in de week. Ik kies ervoor om dit donderdagmiddag te doen zodat mijn weekend eerder kan beginnen.

Dinsdag: 

Dinsdag start ik mijn dag door te werken aan mijn updates voor de vergadering van woensdag. Ik schrijf kort wat er gebeurd is met betrekking tot mijn taken en bedenk eventuele vragen die ik heb. Zo hebben mijn bestuursgenoten tijd dit alvast te lezen voor de vergadering.  

Daarna heb ik een momentje gepland om te werken aan de financiën. Hierbij werk ik alle binnengekomen declaraties weg en werk ik de boekhoudmap bij. Niet het leukste werkje maar fijn als alles weer netjes is weggewerkt. Ook werk ik onze realisatie bij, zo weten alle bestuursleden hoeveel budget er nog beschikbaar is voor welke kostenposten. 

In de middag ga ik aan de slag met het boekje voor de adviesraad. Met de adviesraad hebben we een groepje alumni op kantoor aan wie we advies kunnen vragen. We bespreken dit keer 3 thema’s die kort uitgewerkt moeten worden. Ik verzamel de nodige informatie en stel de vragen op. Als ik klaar ben vraag ik aan mijn bestuursgenoten of zij het willen checken.  

Ik heb nog een uurtje en besluit aan de gang te gaan met het meerjarenplan duurzaamheid. De oude is inmiddels verlopen en er moet een nieuwe versie komen. Ik vind het onderwerp heel interessant dus de tijd vliegt voorbij. Om 17.00 moet ik toch echt gaan afsluiten, op naar morgen, op kantoor!  

Woensdag: 

Op woensdag ben ik weer om half 9 naar de trein gegaan, zodat ik op tijd op kantoor ben voor de wekelijkse bestuursvergadering. Deze begint om 10.00 maar we zijn meestal al iets eerder aanwezig om lekker koffie en thee te pakken en onszelf startklaar te maken. We starten met de actiepunten uit de vorige vergadering, en controleren of ze zijn afgerond of dat ze nog gedaan moeten worden. Daarnaast geeft iedereen een korte functie-update. Ik vertel mijn medebestuursleden wat er de afgelopen week is gebeurd op het gebied van financiën en acquisitie. Ook bespreken we de lopende projecten. Eens in de zoveel tijd zitten we samen met de sectie coördinator van het NIP. Hier kunnen we aangeven waar we vastlopen of moeite mee hebben en kunnen we eventueel bij een interessant project gemakkelijk een bruggetje slaan naar het NIP. Het voordeel aan dat we redelijk vaak op kantoor zijn, is dat we iedereen een beetje kennen. Hierdoor loop je gemakkelijk op iemand af maar stuur je ook makkelijk een mailtje. Na de vergadering sluiten we de laptops en gaan we weer gezamenlijk lunchen.

In de middag verwerk ik nog nieuwe mails en help ik penningmeesters met hun vragen. In de mailbox heb ik nieuwe tussen realisaties van de penningmeesters ontvangen. Dus ga ik deze controleren om te kijken of alles er goed is ingezet. Vaak hebben ze alles al goed ingevuld, of hebben ze maar kleine aanmerkingen nodig. Dus ik ben hier vrij snel klaar mee. Verder ben ik druk bezig met het updaten van de overdracht bestanden voor de penningmeesters. Ik vind het erg belangrijk dat alles zo goed mogelijk staat uitgewerkt. Ik vind dit ook leuk om te doen dus de tijd vliegt voorbij. Om 17.00 is het alweer tijd om naar huis te gaan!

Donderdag: 

Vandaag mogen we weer naar kantoor, vandaag zijn we er weer met heel het bestuur. In de trein begin ik alvast te werken om 9.00. Ik check en beantwoord mijn mail en WhatsApp. Ook kijk ik alvast naar de agenda van de beleidsmiddag van de aankomende week. Een keer per maand komen we met het hele LB samen om belangrijke thema’s binnen SPS-NIP te bespreken. Zo hebben we het bijvoorbeeld deze maand over het werkplan en overwerkuren.  

Eenmaal op kantoor aangekomen gaan we alvast in de overlegruimte zitten waar we straks bespreking hebben. Eens in de zoveel tijd zitten we samen met de sectiecoördinator van het NIP. Hier kunnen we aangeven waar we vastlopen of moeite mee hebben en kunnen we eventueel bij een interessant project gemakkelijk een bruggetje slaan naar het NIP. Het voordeel aan dat we redelijk vaak op kantoor zijn, is dat we iedereen een beetje kennen. Hierdoor loop je gemakkelijk op iemand af maar stuur je ook makkelijk een mailtje.  

Na de lunch ga ik even met Bodine zitten om te kijken hoe we verder kunnen met onze pilot projectgroep over diversiteit en inclusie. We sturen er een aantal mails uit en updates onze bestanden. Daarna mag ik weer even met iets heel anders aan de slag, ik mag gaan kijken naar blousen voor onze Actieve Leden. Omdat we een nieuwe huisstijl hebben zijn ze toe aan vervanging. Ik verzamel informatie over de maten die we nodig hebben en maak een ontwerp. Ook vraag ik een aantal offertes aan om te kijken wat we met het budget kunnen. Het is alweer snel tijd om naar huis te gaan, even iedereen een dikke knuffel geven en dan op naar het weekend!  

Vrijdag:

Op vrijdag hebben we vrij!

Heb je nog vragen? Schroom niet om ze te stellen via financieelcoordinator@spsnip.nl

Deze functie loopt van 1 juli 2024 tot 1 juli 2025. 

SPS-NIP is er voor álle psychologiestudenten. Wij willen dat iedereen zich welkom voelt bij ons, ongeacht gender, etniciteit, religie, geaardheid en gezondheid.